Las 10 formas de detectar fraudes dentro de una empresa

Para poder hablar de las formas más efectivas en que puede detectarse un fraude dentro de una empresa, debemos empezar por cuestionarnos qué es un fraude. Diremos en términos muy sencillos que un fraude es un crimen. Un crimen específicamente definido como el abuso de posición, falsa representación o el perjuicio realizado contra los derechos de otra persona por beneficio personal. Ello quiere decir que todo fraude representa un acto de engaño que se realiza con el objeto de obtener una ganancia personal o para provocar una pérdida a otro individuo o actor social. Un fraude puede comprender la falsa representación de un tercero, la manipulación engañosa (ocultamiento, o incluso la publicidad mal intencionada) de la información o simplemente el abuso de la posición con que se cuenta en una estructura organizacional. El fraude no reconoce estatus y está siempre actuando en todos los niveles. Existe el fraude vía correo electrónico, telefónicamente, por carta, por redes sociales, el fraude interno, el fraude externo, etcétera.

Dentro de una empresa, un fraude puede ser tan simple o tan complejo como el robo de información simple o confidencial, la transferencia mal intencionada de fondos, el desvío de los mismos, la contratación o subcontratación de empresas fantasma, entre muchos otros ejemplos.

Recordemos que de acuerdo a la Asociación de Examinadores de Fraudes Certificados de los Estados Unidos (ACFE por sus siglas en inglés) en el mundo entero, anualmente, las empresas pierden alrededor del 5% de sus ingresos debido al fraude. Si se toman las ganancias mundiales empresariales del año 2013 como referencia, este cinco por ciento se traduce en una pérdida global de casi cuatro billones de dólares.

Association of certified fraud examiners
Sitio oficial de la ACFE

Al enfrentar la sospecha de fraude, un ejecutivo o directivo empresarial debe descartar de forma inteligente las pistas falsas y apegarse a los hechos concretos. Si se siente incapaz de llegar al fondo de las cosas, siempre puede recurrir a una empresa seria de detectives privados, que llevarán esta investigación hasta los últimos pequeños resquicios que pudiesen existir. Tanto si es una persona que trabaja dentro de la empresa en que se ha presentado una sospecha de fraude como si la labor la realiza un investigador privado especializado en el área de fraudes de empresa, a continuación te presentamos 10 de las formas más efectivas en que puede detectarse un fraude dentro de la empresa.

 

1.  Testimonio de testigos

La primera forma de realmente detectar un fraude es tan simple que resulta casi absurdo que sea tan efectiva. Estamos hablando del testimonio de otras personas. Quienes son testigos o sospechan haber presenciado un fraude y lo denuncian pueden ayudar a detectar de forma rápida y expedita una situación delictiva delicada de esta categoría. Alrededor del 40% de los fraudes detectados en una empresa se encuentran por esta sencilla vía. Evidentemente, no es tan sencillo puesto que el testimonio de una persona no es suficiente para probar un fraude y hará falta una auditoría interna o una investigación más puntillosa para obtener las pruebas suficientes para emprender las acciones necesarias para frenar esta situación y castigar a la persona que ha estado perjudicando a la empresa. Así mismo, para que esta aparentemente sencilla estrategia funcione, es preciso que exista dentro de la empresa una política de puertas abiertas y una accesibilidad bien reglamentada al interior de la organización para que un empleado que presencie la actitud fraudulenta de otro se atreva a realizar la denuncia correspondiente. Es fundamental que exista un ambiente de credibilidad y confianza. Ello es importante para muchos otros aspectos dentro de una empresa, como por ejemplo, la existencia de motivación y un adecuado clima organizacional, pero en este caso, muestra también ser una excelente estrategia para la detección oportuna de fraudes internos.

2.  Observación de comportamiento sospechoso

Las personas que cometen fraude normalmente muestran algún tipo de comportamiento bastante inusual o extraño, que observado cuidadosamente puede ser un índice bastante acertado de fraude. La persona implicada quizá no tome las vacaciones en el momento en que le correspondían, o por el contrario, se ausente del trabajo por varios días por el temor de ser descubierto. Si es una persona que se encuentra en un puesto de mayor responsabilidad quizá se pueda observar que se niega a delegar trabajo a pesar de parecer agotado y estar evidentemente sobrecargado de obligaciones. Por supuesto, también puede presentar una actitud a la defensiva, desarrollar alguna compulsión o vicio (repentinamente comenzar a fumar o a beber o hacerlo de forma descontrolada), además de estar irritable y ser poco amigable con sus subalternos y compañeros de trabajo. Nuevamente es preciso enfatizar que el detectar este tipo de circunstancias es mucho más fácil si la política de la empresa es de puertas abiertas y si hay un ambiente de confianza para que cualquiera que detecte un comportamiento tan fuera de lo normal en un compañero o directivo se atreva a hacer la denuncia correspondiente.

3. Existencia de líneas de denuncia anónima

El hecho de denunciar a un compañero de trabajo es algo que no es agradable. La gente tiene miedo a convertirse en un “soplón” o “chivato”, en alguien indeseable para los demás. Nadie quiere ser el que acuse al otro. Así que a pesar de que exista una política abierta y de confiabilidad en el interior de la empresa, es probable que se pierdan muchas probables denuncias de fraude puesto que es raro que una persona decida voluntariamente convertirse en “aliado” de los jefes. Es en ese sentido que la existencia de una forma anónima de denuncia puede ser una excelente alternativa, sobre todo para empresas grandes. Esta forma anónima suele ser una línea telefónica, puesto que al enviar un correo electrónico o dejar un mensaje escrito, es más fácil “rastrear” a la persona que ha realizado la denuncia. Al existir una línea telefónica para denuncias internas, aquellos que hayan sido testigos de una actuación fraudulenta se sienten protegidos por un auténtico anonimato para acusar o señalar a la persona que está realizando este tipo de actitud delictiva dentro de la organización a la que pertenecen.

4. Administración interna efectiva y auditorías internas

Muchas empresas piensan que una auditoría externa puede ser la solución para detectar un fraude a tiempo, pero nuevamente si nos remitimos a cifras proporcionadas por la ACFE, este tipo de auditorías sólo ayudan a descubrir aproximadamente el cuatro por ciento de los fraudes dentro de una empresa, contra el siete por ciento que se descubren simplemente por accidente. Lo que resulta auténticamente de gran ayuda para detectar sistemáticamente situaciones fraudulentas es una administración efectiva y realizada puntillosamente en todo momento, acompañada de periódicas auditorías internas. En una empresa en que los empleados saben que los puestos de mayor responsabilidad están ocupados por personas que se empeñan en realizar su labor de forma adecuada y con honestidad y claridad, es mucho más fácil que resistan la tentación de caer en conductas fraudulentas por sencillas y pequeñas que éstas pudieran ser. Asímismo, el hecho de que sea un empleado dentro de la empresa el que realiza las auditorías, implica un mayor conocimiento de los empleados, sus funciones y las características de la organización, lo que convierte a este tipo de revisiones periódicas en una ayuda sustancial para detectar los fraudes a tiempo.

detectar fraudes dentro de una empresa
Para aprender más sobre las características de una auditoría interna

5. Localizar documentos perdidos

La existencia de documentos que no se pueden localizar puede ser un indicio, un auténtico “foco rojo” que esté señalando la posibilidad de un fraude. Evidentemente resulta normal que algunos documentos dentro de una empresa estén fuera de lugar o se hayan simplemente traspapelado, pero el momento de una auditoría interna es una oportunidad ideal para buscar explicaciones respecto a los documentos que están ausentes y para determinar los pasos que se pueden seguir para ubicar los elementos “perdidos”. Una técnica muy útil al respecto es que los directivos de cada departamento, cada tanto y de manera aleatoria soliciten documentos a sus subalternos. Esta técnica, a pesar de parecer “azarosa”, puede resultar muy útil para la detección temprana de fugas de información, uso fraudulento de recursos o abuso de confianza.

6. Medidas adecuadas de acuerdo al tamaño de la empresa

El tamaño de una empresa incide directamente en el tipo de fraude que más frecuentemente se pueda presentar dentro de la misma.  Para los pequeños negocios (es decir, aquellos que tienen menos de cien empleados), el tipo de fraude más común es la emisión de cheques, ya sea el hecho de que un empleado prepare un cheque fraudulentamente para su propio beneficio o intercepte un cheque que iba dirigido a un tercero y lo cobre para sí mismo; así mismo, otra forma de fraude común en pequeñas empresas es la desaparición de efectivo y la manipulación fraudulenta de la nómina de pago de la empresa. Este tipo de situaciones no son tan frecuentes en las grandes empresas, en que la corrupción es la forma más presente de fraude, presentándose hasta en un cuarenta por ciento de los fraudes detectados en organizaciones de dimensiones más amplias. Cada tipo de empresa deberá tomar las medidas adecuadas de acuerdo a su constitución, funcionamiento y dimensiones para evitar y detectar oportunamente las situaciones fraudulentas. Es un error pensar que las empresas pequeñas no puedan prepararse para prevenir y detectar los fraudes, pues pueden diseñar una política anti-fraude, establecer una política de puertas abiertas, proporcionar capacitación anti-fraude a sus ejecutivos y directivos y además, establecer organizacionalmente procedimientos de revisión administrativa formales y puntuales. En cuanto a las empresas más grandes, la ya mencionada existencia de una línea de denuncia anónima y la periodicidad de las auditorías internas son alternativas que se pueden sumar a las que hemos listado para las pequeñas empresas.

7. Exceso de emisiones de documentos o pagos

Así como la ausencia de documentos puede ser un índice de que hay alguna fuga de información o recursos, una gerencia o una administración efectiva puede detectar una ventana de fraude con la reiterada emisión de documentos o pagos en un departamento dado de la empresa. Ninguna actividad que escape al funcionamiento normal y fluido de la empresa debe ser obviada al buscar indicios de fraude. Es por ello que resulta esencial que las personas que cuentan con puestos de responsabilidad estén capacitadas y preparadas para detectar de forma rápida y expedita las posibles situaciones que pueden ser índice de fraude. Evidentemente, si es una temporada de mucha actividad para la empresa, es fácil pasar por alto que haya un movimiento fuera de lo común en algún departamento o sección, pero hay que tener en mente que cualquier actividad fuera de lo común debe ser tratada como una posible alerta de situaciones fraudulentas. Entre estas situaciones también podemos considerar la existencia de empleados “fantasmas” o inexistentes, el exceso de compras o adquisiciones y la presencia de desequilibrios en los balances financieros de la empresa.

8. Detectar posibles asociaciones delictivas

Hemos hablado de la detección de actuaciones diferentes o “sospechosas” en los individuos que conforman la organización. Ello no exime a los responsables de una empresa de intentar detectar a conjuntos de personas que estén comportándose de forma diferente. ¿Por qué? Pues debido al hecho de que al trabajar de forma conjunta, las personas que realizan fraude pueden evitar con mayor facilidad las medidas y controles anti-fraude de una empresa y en general, hacer robos mucho más significativos. Para un fraude individual, la extracción de recursos es siempre mucho menor, cuando hay al menos dos implicados la suma de las pérdidas al menos se duplica, llegando incluso a quintuplicarse. Si hay cuatro involucrados al menos, las pérdidas debidas a un fraude pueden llegar a ser catastróficas.

9. Confiar en clientes y proveedores

Normalmente las personas que suelen denunciar un fraude son otros empleados que son testigos de situaciones fraudulentas de sus compañeros o directivos. Sin embargo, cabe tener en cuenta también las denuncias informales que pueden provenir de actores externos a la empresa, como es el caso de clientes, proveedores o cualquier tipo de agente que tenga una interacción cercana y continua con los integrantes de la empresa. Es muy raro que una persona con intereses vinculados a una empresa dada “invente” que ha presenciado alguna conducta que pueda indicar un posible fraude. Así que en caso de recibir una advertencia de una persona que se encuentra fuera de la empresa, lo mejor es investigar a fondo.

10. Tener en todo momento una conducta proactiva

Para detectar oportunamente y prevenir la existencia de fraude dentro de una empresa no es suficiente con esperar denuncias o los resultados de las auditorías. Es mucho más efectivo mantenerse alerta en todo momento, preparar a los empleados y dirigentes, modificar las políticas de la empresa, hacer controles informáticos, realizar periódicamente auditorías internas y sobre todo, mantenerse alerta en cuanto a la existencia de grietas o brechas de seguridad es fundamental para reducir el impacto de un fraude en una empresa. Si detectas alguna señal de fraude en el interior de tu empresa, no dudes en acudir a expertos en el área para descartar situaciones que pueden implicar un daño serio e irreversible en tus finanzas o en tus secretos industriales. Aquí en Detectives Monopol, te ofrecemos detectives expertos en esta área que podrán resultarte de mucha ayuda al enfrentar una situación de estas características.